Was ist ein Projektmanagementplan und wie erstelle ich ihn?

Was ist ein Projektmanagementplan und wie erstelle ich ihn?

Das Erstellen eines Projektmanagementplans kann extrem nützlich sein. Klicken Sie auf den Link, um mehr über den Planungsprozess zu erfahren.

Jeder Projektmanager möchte, dass sein nächstes Projekt reibungslos abläuft. Aber das ist nicht immer der Fall. Laut Daten erreichen nur 78% der Projekte ihre ursprünglichen Ziele.

Wie kann man sicherstellen, dass das nächste Projekt wie eine Uhr funktioniert? Eine weise Strategie ist es, vor Beginn einen Projektmanagementplan zu formulieren.

Hier ist ein Leitfaden, um Ihnen zu helfen, einen Projektmanagementplan zu verstehen und einen zu erstellen.

Was ist ein Projektmanagementplan?

Wenn Sie ein neues Projekt durchführen, ist ein Projektmanagementplan wahrscheinlich eines der ersten - und wichtigsten - Dokumente, das Sie erstellen müssen.

Dieser Plan beschreibt alle Schritte, Abhängigkeiten und Aufgaben (oder Aktivitäten), die zur Fertigstellung des Projekts durchgeführt werden. Es ist ein Dokument, das die Details abdeckt, so dass sogar kleinere Aufgaben irgendwo in diesem Plan existieren.

Das liegt daran, dass eine scheinbar winzige und unbedeutende Aktivität einen Fliegeneffekt auf ein Projekt haben kann, so dass Sie Prozesse, Ressourcenanforderungen und Abhängigkeiten festlegen und dokumentieren müssen.

Verwechseln Sie es aber nicht mit einem Gantt-Diagramm. Ein Projektmanagementplan ist ein umfassenderes Dokument, das die Projektziele, Ressourcen und das Budget skizziert.

Ein Projektmanagementplan ist auch eine Chance für das Team, sich auf ein Dokument zu einigen und sicherzustellen, dass sie alle auf der gleichen Seite arbeiten.

Das Schreiben der Aktivitäten sichert, dass Sie nie in der Position sind, anzunehmen, dass jemand anderes eine Aufgabe ausführt, die sie als Ihre Verantwortung dachten.

Schließlich ist ein Projektplan da, um Kunden oder Ihren wichtigsten Projektstakeholder zu zeigen. Sie werden jedoch mehr über die wichtigen Informationen (wie das Abgabedatum und die Ressourcenanforderungen) erfahren wollen als über die Details.

Projektmanagement-Methoden

Wie man einen Projektmanagementplan erstellt

Der Managementplan ist ein formelles Dokument. Wenn Sie einen Projektmanagementplan schreiben möchten, müssen Sie verstehen, welche Inhalte erwartet werden. Hier ist eine Übersicht darüber, was ein Projektmanagementplan enthalten muss und wie man ihn schreibt.

Starten Sie mit Ihren Zielen

Ein ordentlicher Plan muss ein klares Ziel haben. Daher ist Ihre erste Aufgabe, die Erwartungen an das Projekt mit den Projektbeteiligten zu besprechen. Die Ziele müssen den Umfang, das Deadlines, das Budget und die wichtigen Meilensteine umfassen.

Wenn Sie nicht sicher sind, wer Ihre Stakeholder sind, ist jetzt der richtige Zeitpunkt, um zu recherchieren und es herauszufinden. Von dort aus benötigen Sie eine kurze und prägnante Beschreibung der Projektziele.

Schreiben Sie Ihren Plan

Jetzt ist es Zeit, Ihren Projektplan zu beginnen, einschließlich Ihres Gantt-Diagramms. Es lohnt sich, mit Ihrem Team ein Workshop durchzuführen, um einige Projektmanagement-Ideen zu sammeln, einschließlich aller Aktivitäten und Abhängigkeiten, die Sie identifizieren können.

Berücksichtigen Sie Rollen und Verantwortlichkeiten

Sie werden es relativ einfach finden, Besitzer für die meisten Aktivitäten zu identifizieren, wenn Sie Ihren Plan zusammenstellen. Aber manchmal ist es schwieriger zu verstehen, welche höherrangigen Rollen und Verantwortlichkeiten ein Projekt hat.

Aber es ist entscheidend. Sie können Leute als Besitzer für wichtige Meilensteine zuweisen oder es kann nach Geschäftsbereich erfolgen. Aber diese Leute werden letztendlich dafür verantwortlich sein, dass dieser Aspekt des Projekts durchgeführt wird.

Wenn Sie Rollen und Verantwortlichkeiten zuweisen, stellen Sie sicher, dass Sie dies mit allen Teammitgliedern kommunizieren, um Erwartungen zu setzen. Wenn Sie über Abteilungen hinweg arbeiten, erhalten Sie auch die Zustimmung der Linienvorgesetzten.

Etablierung der Kommunikation

Ein Unterdokument in Ihrem Projektmanagementplan wird der Kommunikationsplan sein.

Dies wird oft in Tabellenformat durchgeführt und listet die Kommunikationen auf, die Sie während des Projekts einsetzen werden, einschließlich der Verteilerliste.

Dies stellt sicher, dass jedes Teammitglied, jeder Stakeholder und jede dritte Partei immer über akkurate und zeitnahe Informationen verfügt, um das Projekt nicht zu verzögern. Sie müssen auch sicherstellen, dass der Kommunikationsplan Ausnahmeberichte abdeckt.

Das ist die Kommunikation, die Sie versenden, wenn etwas in Ihrem Plan schief gelaufen ist.

Risiko- und Issues-Management

Kein Projekt verläuft vollständig gemäß Plan. Sie werden Probleme entdecken, die unterwegs auftauchen. Aber Sie können etwas tun, um diese Umstände zu verwalten, und das ist durch das Überwachen Ihrer Risiken und Probleme.

Im Projektmanagementplan möchten Sie sich als Team hinsetzen und alle potenziellen Risiken, die Sie mit dem Projekt sehen, brainstormen. Es lohnt sich, Rat von Gruppen einzuholen, die ähnliche Projekte durchgeführt haben.

Gleichzeitig ist dies Ihre erste Gelegenheit, bekannte Probleme im Projekt zu verfolgen und in einem Issues-Log zu speichern. Sie müssen dies während des gesamten Projekts tun und müssen Ihr Risikomanagement-Log regelmäßig überprüfen.

Fortschrittsverfolgung

Sicherzustellen, dass Ihr Projekt auf Kurs ist, wird ein zentraler Teil Ihrer Rolle bei der Projektverwaltung sein.

Im Projektmanagementplan können Sie kurz über Ihren Ansatz sprechen und über jegliche Unterstützung, die Sie von Teams benötigen, um die Dinge im Einklang mit dem Programm zu halten.

Dies ist auch ein guter Punkt im Dokument, um über jegliche Projektmanagement-Tools zu diskutieren, die Sie verwenden werden, um den täglichen Aufgaben und kritischen Meilensteinen nachzuhalten.

Berichterstattung

Sie haben bereits Ihren Kommunikationsplan festgelegt, aber Sie müssen auch detailliert über die Berichterstattung sprechen, die Sie im Verlauf des Projekts verwenden werden. Hier gibt es zwei Arten von Berichten zu berücksichtigen.

Der erste ist die Berichterstattung und die Daten, die Sie als Projektmanager benötigen, um das Projekt zu überwachen. Der zweite ist die Berichterstattung, die das senior Management und die Projektbeteiligten benötigen.

Letzteres ist wahrscheinlich etwas maßgeschneidert - wenn nicht, setzen Sie sich mit den relevanten Personen zusammen und fragen Sie, was sie im Bericht sehen müssen.

Projektevaluation

Schließlich müssen Sie skizzieren, was Sie tun werden, wenn das Projekt beendet ist.

Sie sollten das Projekt evaluieren, um die Stärken und Schwächen herauszufinden und einige Risiken zu identifizieren, die zur Realität geworden sind und irgendwelche Probleme, die das Projekt aus dem Gleis geworfen haben.

Sie sollten auch ein Lessons-learned-Dokument erstellen, um es zukünftigen Projekten weiterzugeben.

Starten Sie Ihr nächstes Projekt auf die richtige Art und Weise

Gute Projekte beginnen mit intelligentem Projektmanagement. Verwenden Sie diesen Leitfaden, um sicherzustellen, dass Ihr nächstes Unternehmen mit einem gut organisierten und umfassenden Projektmanagementplan beginnt.

Für weitere Informationen zur Erstellung von Projektdokumentationen und zur Vertrautmachung mit den neuesten Projektmanagement-Rahmenwerken besuchen Sie hier unsere neuesten Schulungskurse.

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